Desať pravidiel e-mailu

, 09.03.2017 06:00
e-mail, pošta, poštová schránka, klávesnica,...
Ilustračné foto.

Prinášame 10 pravidiel, ktoré by ste mali dodržiavať pri písaní e-mailu.

1. Stručnosť

  • e-mailová komunikácia má šetriť čas
  • celý text by nemal presiahnuť 20 – 25 riadkov, aby sa vošiel na jednu obrazovku,
  • všetko ostatné patrí do prílohy

2. Konkrétnosť

  • oficiálne e-maily majú byť vecné a čo najkonkrétnejšie
  • neposielajte e-mail bez predmetu, adresát má vedieť, o čo ide, inak vaša pošta môže putovať do koša skôr, ako si ju vôbec otvorí
  • predmet e-mailu má byť stručný a čo najpresnejší (napr. Ospravedlnenie alebo Žiadosť či Prosba o konzultáciu a pod.)

3. Logika

  • najdôležitejšie informácie uvádzajte hneď v prvom odseku
  • všetky najpodstatnejšie informácie uvádzajte v tele správy, prílohy sú na to, aby ste adresáta informovali podrobnejšie
  • ak pripájate k e-mailu prílohy, uveďte v tele správy, čo je ich obsahom (napr. Návrh jednotlivých tém pripájam v prílohe.)
  • zvážte, kedy je potrebné odpovedať na e-mail aj s históriou a kedy nie

4. Slušnosť

  • v oficiálnom styku platia základy slušnosti
  • k prejavom slušnosti patrí oslovenie, používanie zdvorilostných fráz a celkový zdvorilý tón
  • neposielajte e-mail iba s prílohami, bez textu v tele správy – adresát nevie, o čom je reč a je to nezdvorilé

5. Jazyková správnosť

  • e-mail je list v elektronickej podobe, treba používať spisovný jazyk
  • medzi pravidlá písania listov patrí aj správne oslovenie, vykanie či podpis (pri oslovení sa používa veľké písmeno – Vaša ponuka – na znak úcty)
  • slovenčina používa diakritiku – nezabúdajte na to ani v e-mailoch
  • e-mail je list, nie je SMS, používajte celé vety s veľkým písmenom na začiatku a bodkou na konci
  • v oficiálnej komunikácii nepoužívajte jazyk SMS – ani slangové skratky či emotikony (napr. OK, XiXi, pls)

6. Formálny jazyk

  • adresáta oslovte
  • ak píšete konkrétnej osobe, oslovte ju menom, ak používa titul, tak titulom, prípadne funkciou (Vážená pani doktorka, Vážený pán inžinier, Vážená pani riaditeľka)
  • ak píšete inštitúcii, adresáta môžete osloviť všeobecne (Vážení/Vážení pá­ni)
  • za oslovením vždy nasleduje čiarka a pokračuje sa malým písmenom
  • v závere e-mailu sa s adresátom rozlúčte zdvorilostnou formulkou (S úctou, S pozdravom…)

7. Úprava

  • oficiálny styk je vždy formálny a formálna úprava e-mailu vypovedá o pisateľovi rovnako ako obsah
  • dodržiavajte formálne členenie textu (vynechané riadky, odseky, správne umiestnené medzery či úvodzovky)
  • dôležitá je aj adresa, z akej píšete, v oficiálnom styku nepoužívajte adresu s prezývkami či so zdrobneninami

8. Podpis a kontakt

  • podpisujte sa plným menom, meno z vašej e-mailovej adresy nestačí
  • bežne sa používa funkcia tzv. automatického podpisu, ktorý by mal obsahovať plné meno vrátane titulov aj kontakt
  • kontakt v styku s úradmi či inštitúciami, ako je aj škola, by mal obsahovať tiež vašu poštovú adresu – inštitúcie nekomunikujú výhradne e-mailom

9. Kópie a história

  • v kópii posielajte e-mail adresátom, ktorým chcete dať e-mail na vedomie a zároveň tým poskytnete všetkým informáciu, že nie sú jedinými adresátmi
  • v hromadnej korešpondencii môžete použiť funkciu skrytá kópia
  • ak preposielate e-mail ďalšiemu adresátovi, skontrolujte, či história neobsahuje nevhodné sprievodné komentáre

10. E-mailovanie nie je chatovanie

  • ak si s niekým vymieňate oficiálne e-maily v rozpätí krátkeho času, nezabudnite, že je to stále oficiálna komunikácia
  • v odpovediach nevynechajte oslovenie ani podpis, zopakujte ich (napr. Vážená pani profesorka, ešte raz ďakujem. S úctou …)
  • v oficiálnom styku platí pravidlo: radšej byť o stupeň slušnejší, než treba, ako naopak

© AUTORSKÉ PRÁVA VYHRADENÉ

#email
Sleduj najnovšie články na našom Facebooku
Ponuky zo Zľavy.Pravda.sk